Das papierlose Büro - Part One

Warum tun sich immer noch so viele schwer mit der Digitalisierung? Wo die Vorteile doch so offensichtlich sind: schneller Zugriff (für alle Beteiligten und von überall), Platzsparen, Bearbeitungs-/Such-Optionen usw. Trotzdem verzetteln sich immer noch viele Büros in ihren Dokumenten.

Der Grund ist meistens, dass sich viele fragen: 

"Wie fange ich denn damit an?" 

"Veränderung bedeutet Neues und damit erstmal Zeitinvestition"

Dazu kann ich nur sagen: SCHRITT FÜR SCHRITT und nicht alles auf einmal!

Folgende Grundüberlegungen sind nötig:

Als Einstieg eignet sich das Thema POSTEINGANG

• überlegen Sie sich mit allen Beteiligten ein digitales Post-Ablage-System und eine strukturierte Datei-Benennung - falls das Team zu groß ist, bereiten Sie 2-3 Vorschläge vor und präsentieren Sie Ihre Ideen, das Team entscheidet dann nur noch über die beste Version
• E-Mails im Posteingang werden entweder je nach Zuständigkeit weitergeleitet (eine Kopie landet im digitalen Ordner) oder zur Bearbeitung markiert und nach Erledigung im digitalen Ordner abgelegt
• Sollten Sie immer noch viel Post vom Briefträger bekommen, sollten Sie das schnellstmöglich abstellen: schreiben Sie die Firmen an (Vorlage erstellen) und bitten Sie um Umstellung auf E-Mails, dies braucht ein wenig Zeit, kann aber auch beispielsweise an die Auszubildende/den Auszubildenden delegiert werden. Vorerst bleibt Ihnen aber nichts anderes übrig, als die "Papier"-Post zu scannen.

Dies sollte erstmal reichen, um den ersten Schritt zu wagen. Nächste Woche gehen wir einen Schritt weiter, das papierlose Büro naht und wird Ihnen letztendlich enorm viel Zeit sparen - und die Umwelt dankt es uns auch.