OfficeBOXX Andrea Walter
Ja, ich bin eine virtuelle Assistenz! Jetzt fragen Sie sich bestimmt: Hä, was ist das denn nun wieder?
Wenige Berufe sind so digital wie die noch neue Fachrichtung „Virtual Assistant“, meist kurz VA genannt. Als virtuelle Assistenz beschäftige ich mich hauptsächlich damit, meinen Kunden den Rücken freizuhalten. Viele Dinge können an mich ausgelagert werden, wie z. B. Terminvereinbarungen, E-Mail-Management, (vorbereitende) Buchhaltung, Angebots- und Rechnungswesen, PowerPoint/Excel-Tabellen-Erstellung und Datenrecherche, Korrekturlesen und und und. Dank der immer besser werdenden Digitalisierung ist so gut wie alles möglich.
Clouds und gemeinsame Aufgaben-Tools erleichtern die schnelle Aufgabenverteilung und -erledigung und ein gut strukturiertes Arbeiten.
Für die Auftraggeber ergeben sich viele Pluspunkte gegenüber einer Festanstellung, wie z. B. keine Sozialabgaben, keine Kosten bei Krankheit oder Urlaub, keine Weiterbildungkosten – und trotzdem eine gut ausgebildete Fachkraft, die immer dann, wenn es zuviel wird, wichtige Arbeiten übernehmen kann.
Wenn Sie selbständig sind und nicht mehr 24/7 mit Ihrem Job beschäftigt sein wollen, dann lassen Sie sich doch unkompliziert von einer VA unterstützen!
Seien Sie mutig - probieren Sie es einfach aus! Übrigens, VA's haben keine Kündigungsfrist...
Mit virtuellen OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
So finden Sie ratzfatz Ihre in Outlook und/oder ihrem PC abgelegten Dateien wieder:
Wie wir alle wissen, hat die Windows-Suche, genauso wie die Outlook-Suche, ihre Schwächen und wir verplempern mit Suchen wahnsinnig viel Zeit.
Hier hilft Lookeen. Das Datei-Suchprogramm Lookeen durchforstet ALLE E-Mail-Postfächer, ihren Outlook-Kalender, ALLE Dateien auf dem Desktop sowie alle Netzwerklaufwerke im Volltext. Dabei können Sie festlegen, in welchen Bereichen Lookeen suchen soll.
Alle Suchtreffer erscheinen farblich markiert in einer Ergebnisliste. Diese hat eine Vorschau, in der Sie Dokumente direkt bearbeiten und speichern können, anstatt die Datei erst aufrufen und öffnen zu müssen.
Lookeen lässt sich schnell über eine Tastenkombi aufrufen.
Das Tool ist in zwei Versionen erhältlich: kostenfrei, ohne Suchfunktion in Netzwerken und Outlook und als Professional Version mit einmaligen Kosten in Höhe von 49,80 €.
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Mit den besten OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
Manchmal (ehrlich gesagt, ziemlich oft) gibt es Aufgaben, die erfordern volle Konzentration.
Wenn Sie dabei gestört werden und aus Ihrer Konzentration gerissen werden, verschlingt das eine Unmenge an Zeit. Jede Störung verursacht einen Zeitverlust von 7 Minuten! So lange brauchen Sie vom Abbruch bis zur Wiederaufnahme Ihrer Aufgabe.
Um das zu vermeiden, versuchen Sie es doch mal mit diesen Tipps:
- Arbeiten Sie in einem anderen Büro. Verkrümeln Sie sich in ein freies Zimmer, vielleicht ist der Chef gerade nicht da? Oder beenden Sie die Arbeit in einem Konferenzraum? Es gibt viele Orte, an denen Sie mal eine Stunde ungestört arbeiten können.
- Bringen Sie ein Türschild an: „Bin ab 15 Uhr wieder für Sie/euch da“ "Was würden Sie tun, wenn ich jetzt nicht da wäre?"
Achtung: Schilder wie „Bitte nicht stören“ wirken unangebracht und negativ, „Bin gleich wieder für euch da“ ist freundlicher. - Aktivieren Sie Ihre Voice-Box.
- Bitten Sie eine Kollegin, Ihr Telefon für eine Weile zu übernehmen.
- Sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie jetzt eine Stunde benötigen, um eine Aufgabe zu beenden. Sagen Sie ihm auch, um welche Aufgabe es geht - so können Sie einfacher argumentieren. Auch Chefs können lernen, damit zu leben, nicht bei jeder Gefühlsregung nach Ihrer Assistentin zu rufen.
- Lernen Sie, häufiger Nein zu sagen. Kollegen, die mal eben eine Telefonnummer von Ihnen haben möchten, können selbst nachschauen.
Zum Thema NEIN-Sagen erfahren Sie nächste Woche mehr.
Heute erstmal viel Spaß beim Ausprobieren, sich Freiräume für wichtige Dinge zu schaffen!
Mit herzlichen OfficeBOXX-Grüßen
Ihre Andrea Walter
Wenn nicht, dann erhalten Sie schon heute Tipps, wie Sie dieses Jahr endlich stressfrei auf Weihnachten zugehen können.
Denn damit kann man nicht früh genug anfangen. Sie müssen jetzt nicht sofort losrennen, um Geschenke zu kaufen. Es genügt, sich erstmal Gedanken über das (sehr schnell) kommende Jahresende zu machen. Wie wäre es mit einer Jahresende-To-Do-Checkliste ? Die könnte in etwa so aussehen:
- Was steht noch auf der 2019-to-do-Liste? Was davon muss ich JETZT in Angriff nehmen, damit es noch dieses Jahr erledigt werden kann und was kann ich bequem ohne schlechtes Gewissen auf 2020 verschieben?
- Welche Aufgaben kommen immer im letzten Quartal hinzu und lassen sich nicht aufschieben? Verteilen Sie diese Aufgaben auf die kommenden drei Monate, so kommt erst gar kein Stress auf.
Tipp: schauen Sie in den Vorjahres-Kalender, da finden sich viele der wiederkehrenden Aufgaben - Wichtige anstehende Geschäfts-Termine schon jetzt terminieren - der Kalender Ihrer Geschäftspartner wird auch nicht leerer.
- Was kann ich immer mal nebenher erledigen/besorgen?
- Adressliste für Weihnachtsgrüße und Geschenke aktualisieren.
- Grüße/Brief-Texte vorbereiten.
- Weihnachtsfeier schon jetzt planen bzw. Raum reservieren. Das spart mehrere Anrufe, weil Ende November schon alles belegt ist.
- Ggf. Termine für die Mitarbeitergespräche mit einplanen.
- Finanzen überprüfen.
- Ziele überprüfen.
- Jahresplanung für 2020 schon jetzt angehen -> wo sehe ich mich privat und beruflich?
- WICHTIG: Was können Sie delegieren oder outsourcen? Evtl. eine virtuelle Assistenz beauftragen (info@my-officeboxx.de).
Ich wünsche allen schon heute eine stressfreie Vorweihnachtszeit.
Mit den besten OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
Wunderlist und Todoist
Beide Tools sind effizient, userfreundlich und (fast) kostenlos. Sie eignen sich für die Organisation einer "One Man/Woman-Show" genauso wie für die Bewältigung von Projekten in großen Teams.
- Wunderlist
Hier können Sie sehr simpel Listen erstellen und in diesen Listen Aufgaben und Teilaufgaben anlegen. Diese Aufgaben lassen sich terminieren und Erinnerungen dazu einstellen. Außerdem lassen sich Notizen festhalten und Dateien hochladen. Zu den einzelnen Listen können Sie Teilnehmer einladen und diesen Aufgaben zuteilen. Was sehr praktisch ist: in der "Heute"-Leiste stehen automatisch die heutigen Aufgaben und in der "Woche"-Leiste sind die kommenden Aufgaben für die nächsten 7 Tage aufgelistet. Der einzige Nachteil zu Todoist: die Produktivität lässt sich nicht auswerten.
Extra: Wunderlist kann mit dem Alexa-Skill "Wunder Shopping" verknüpft werden - wer es mag ;-) - Todoist
Auch Todoist ist ein simples und effizientes Aufgaben-Tool. Auch hier gibt es eine Tages-Ansicht sowie eine Sieben-Tage-Ansicht zum leichten Überblick. Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben können problemlos erstellt werden und mit der Suchfunktion sind die to-dos nach Begriffen zu filtern. Der Unterschied zu Wunderlist besteht darin, dass sich keine Notizen oder Daten anhängen lassen und die Erinnerungsfunktion sowie das Ansehen von erledigten Aufgaben kostenpflichtig ist.
Extra: E-Mails lassen sich in Aufgaben umwandeln
Somit kann man sagen, dass beide Apps über ein großes Spektrum an Funktionen verfügen. Wer Wert auf eine Auswertung der Produktivität legt, ist mit Todoist besser beraten, ansonsten entscheidet glaube ich das Design, die Geschmäcker sind bekanntlich verschieden.
Probieren Sie es einfach aus und entscheiden Sie nach Ihrem persönlichen Geschmack. Gerne können Sie mir einen Kommentar hinterlassen, für welches Tool Sie sich aus welchen Gründen entschieden haben.
Viel Spaß beim Ausprobieren und viele to do-Wünsche
Andrea Walter
Heute möchte ich Ihnen mit 4 Tipps, die sich sehr schnell umsetzen lassen, den Alltag erleichtern.
- Verbannen Sie ein für alle Mal Ihre Post-its
Stattdessen nutzen Sie konsequent digitale Lösungen - z. B. OneNote.
Zum Einen sieht Ihr Schreibtisch viel aufgeräumter aus, wenn nicht 100 Post-its auf ihm oder dem Bildschirm kleben und zum Anderen sparen Sie jede Menge kleiner Papierzettelchen - auch diese summieren sich.
- Nutzen Sie nur noch eine "digitale" to-do-Liste
Verstricken Sie sich nicht in mehreren Aufgaben-Tools, sondern entscheiden Sie sich für eine (z. B. Todoist, Wunderlist, Trello usw.) und nutzen Sie (und Ihre Kollegen) diese konsequent. Vermeiden Sie auf jeden Fall den Rückschritt zu Notizzetteln oder -blöcken, auf denen wichtige Aufgaben zwischen Telefonnummern und allen möglichen Notizen untergehen. Zu den genannten Aufgaben-Tools werde ich nächste Woche mehr erzählen.
- Nutzen Sie die Möglichkeit eines zweiten Monitors
Dies ist eine einmalige Investition (die sich in Grenzen hält, Monitore gibt es inzwischen sehr günstig) und rentabel, da Sie sich enorme Mengen an Ausdrucken sparen können, weil Sie die nur temporär wichtige Datei auf dem zweiten Bildschirm sehen und nicht extra ausdrucken müssen. So sparen Sie Papier, Toner und auch Zeit!
- Bleiben Sie dran und scannen Sie alle analogen Dokumente ein
Sammeln Sie täglich alle analogen Dokumente und scannen Sie diese einmal am Tag ein. Beachten Sie weiterhin die sinnvoll überdachte Ablagestruktur und archivieren Sie die digitalen Dokumente strukturiert.
Weiterhin viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren wünscht Euch
Andrea Walter
Protokollieren Sie noch handschriftlich?
Dazu gibt es zwei zeitsparende Alternativen:
- Protokollführung mit OneNote
Nutzen Sie Ihren Touchpen und schreiben Sie Ihre Notizen direkt aufs Microsoft Surface. Später können Sie mittels der OneNote-Funktion "Freihand in Text" ihre handschriftlichen Notizen in Maschinenschrift umwandeln, dann nur noch Korrekturen und Ergänzungen einfügen und fertig ist das Protokoll. So kann viel Zeit gespart werden und das Protokoll gelangt viel schneller in den Verteiler. Außerdem ermöglicht die Volltextsuche ein schnelles Finden des Protokolls mittels Schlagwörtern - ohne wissen zu müssen, an welchem Tag ein bestimmtes Thema besprochen wurde. - Protokollführung mit Audio-Aufzeichnung
Wenn Sie über eine spezielle Audio-Software mit Mikrofon verfügen: prima! Nutzen Sie es ab sofort für jedes Meeting, bevor es im Schreibtisch verstaubt. Alternativ können Sie jedes beliebige Smartphone verwenden. Die Tonqualität ist absolut ausreichend. So sparen Sie sich, mitzuschreiben und können aufmerksam am Meeting teilnehmen. Später kann die Audio-Software die Aufzeichnung in Text umwandeln oder Sie schreiben Sie selbst ab. Der Vorteil liegt hier bei der eigenen Mitwirkung am Meeting und der Umwandlung in Text, falls Sie eine geeignete Software besitzen.
Weiterhin viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren wünscht Euch
Andrea Walter
Die Erfahrungen aus dem Bereich "digitalisieren des Posteingangs" lassen sich sehr gut auf alle anderen Bereiche übertragen. Nehmen Sie doch einfach mal Ihren Aufgabenblock und unterteilen diesen in Aufgabenbereiche, bei der Sie die Digitalisierung in Angriff nehmen wollen, z. B. Geschäftsreisen, Akquise, Projektmanagement usw.
Nehmen wir das Beispiel mit den Geschäftsreisen, so als kleines Startprojekt. Als geeignetes Tool für die Abwicklung von Geschäftsreisen empfehle ich gerne " OneNote ". Hier lassen sich alle Belege, Dateien, Links einfach hinterlegen und die Infos sind mobil abrufbar. Sie können alle notwendigen Details für die nächste Geschäftsreise Ihrer Führungskraft (oder der eigenen) prima hinterlegen - so ist alles von unterwegs abrufbar: Bahn-/Flugticket, Hotelbuchung, Taxi-Rufnummern, Stadtführer, Kundenkontakt und und und. Das meiste haben Sie sowieso schon in digitaler Form und können es in OneNote zusammenfügen. Was Sie nicht per E-Mail erhalten haben oder aus dem Internet gezogen haben, können Sie einscannen oder mit dem Smartphone z. B. mit der App " OfficeLens " hochladen. Auch können Sie andere Abteilungen, wie z. B. die Rechnungsabteilung einbinden, da Sie bestimmte Seiten für einzelne Personen freigeben können. So macht sich auch die Reisekosten-abrechnung leichter.
Grundsätzlich sollte am Anfang der Digitalisierungsmaßnahme folgendes überlegt werden:
- Bestandsaufnahme machen: welche Strukturen hat das vorhandene Ablagesystem? Welche Datei, Ordner, Quelle muss wohin? Welche Beteiligten sind einzubeziehen?
- Sonstige Checks: Was muss auch weiterhin in Papierform vorliegen? Wer verwaltet Verträge, Steuerunterlagen, Adressdateien? Wie gehe ich DSGVO-konform vor?
- Ziel-Festlegung: Was soll alles digitalisiert werden? Wer muss involviert werden?
- Ordnerstruktur aufbauen: einheitliches System für die Benennung von Dateien einführen.
Weiterhin viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren wünscht Euch
mit papierlosen OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
Warum tun sich immer noch so viele schwer mit der Digitalisierung? Wo die Vorteile doch so offensichtlich sind: schneller Zugriff (für alle Beteiligten und von überall), Platzsparen, Bearbeitungs-/Such-Optionen usw. Trotzdem verzetteln sich immer noch viele Büros in ihren Dokumenten.
Der Grund ist meistens, dass sich viele fragen:
"Wie fange ich denn damit an?"
"Veränderung bedeutet Neues und damit erstmal Zeitinvestition"
Dazu kann ich nur sagen: SCHRITT FÜR SCHRITT und nicht alles auf einmal!
Folgende Grundüberlegungen sind nötig:
- Ist meine momentane Hardware und Software ausreichend?
- Reicht meine Speicherkapazität?
- Für welche Cloud-Lösung entscheide ich mich?
- Einen geeigneten Dokumenten-Scanner oder Scan-Dienstleister finden
- Dokumentenmanagement-System anlegen
- Digitalisierungs-Software-Tools finden (falls ich das brauche)
- macht es Sinn, Tablets für Notizen/Protokolle anzuschaffen?
Erstellen Sie als allererstes eine Projektskizze und überlegen Sie, in welchem Bereich es losgehen kann.
Als Einstieg eignet sich das Thema POSTEINGANG
- überlegen Sie sich mit allen Beteiligten ein digitales Post-Ablage-System und eine strukturierte Datei-Benennung - falls das Team zu groß ist, bereiten Sie 2-3 Vorschläge vor und präsentieren Sie Ihre Ideen, das Team entscheidet dann nur noch über die beste Version
- E-Mails im Posteingang werden entweder je nach Zuständigkeit weitergeleitet (eine Kopie landet im digitalen Ordner) oder zur Bearbeitung markiert und nach Erledigung im digitalen Ordner abgelegt
- Sollten Sie immer noch viel Post vom Briefträger bekommen, sollten Sie das schnellstmöglich abstellen: schreiben Sie die Firmen an (Vorlage erstellen) und bitten Sie um Umstellung auf E-Mails, dies braucht ein wenig Zeit, kann aber auch beispielsweise an die Auszubildende/den Auszubildenden delegiert werden. Vorerst bleibt Ihnen aber nichts anderes übrig, als die "Papier"-Post zu scannen.
Dies sollte erstmal reichen, um den ersten Schritt zu wagen. Nächste Woche gehen wir einen Schritt weiter, das papierlose Büro naht und wird Ihnen letztendlich enorm viel Zeit sparen - und die Umwelt dankt es uns auch.
Mit papierlosen OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
Tipps zur effizienteren Nutzung von Outlook
4. Erkennung von bestimmten E-Mails
Sie können bestimmte E-Mails automatisiert farblich hervorheben lassen, so wie Sie das auch schon von Excel kennen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie einen bestimmten Absender, eine bestimmte Kategorie oder einen bestimmten Begriff gesondert haben wollen.
- Wählen Sie das Register Ansicht, aktuelle Ansicht, Ansichtseinstellungen . Hier klicken Sie auf die Schaltfläche bedingte Formatierung .
- Im nächsten Dialog klicken Sie oben rechts auf hinzufügen . Damit legen Sie eine neue Formatierungsregel an.
- Tragen Sie weiter unten einen aussagekräftigen Namen dafür ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung ganz unten.
- Wählen Sie nun eine Bedingung aus, zum Beispiel entscheiden Sie sich für einen Absender (von …).
- Auf dem Register weitere Optionen finden Sie noch mehr Merkmale und auf dem Register erweitert legen Sie eigene Merkmale fest.
- Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, bestimmen Sie mit der Schaltfläche Schriftart … die Art der Hervorhebung. Nach dem Bestätigen sehen Sie das Ergebnis im Posteingang.
5. Verwendung von Feldern in Outlook
Sie kennen diese Funktion aus Word, wo man z. B. das aktuelle Datum erzeugen lassen kann. In Outlook gibt es zwar nicht direkt die Funktion "Felder", aber Outlook kann damit umgehen.
- Öffnen Sie ein Mail-Formular und drücken Sie die Tastenkombination STRG+F9. Es erscheint ein leeres graues Feld. Tippen Sie zwischen die Feldklammern das Wort Date und drücken Sie F9. Nun erscheint das Datum.
- Einfügen, Link, Textmarke . Nun benennen Sie die Textmarke, etwa mit dem Wort Name . Fügen Sie an den Stellen, an denen Sie den Namen erneut benötigen, ein Feld ein und schreiben Sie in die Feldklammer Ref Name . Aktualisieren Sie das Feld. Wenn Sie später den ersten Namen ändern und aktualisieren, passt er sich überall an.
Legen Sie den Text mit den Feldern in Outlook über Einfügen, Schnellbaustein als AutoText ab. Dann haben Sie ihn für künftige Nachrichten gespeichert und arbeiten effizient: den Namen einmal ändern und die REF-Felder aktualisieren.
6. Vorlagen erstellen
Noch mehr Arbeit sparen Sie sich mit der Erstellung von Vorlagen. Die gibt es in Outlook ebenfalls. Sie ähneln den Dokumentvorlagen aus Word. Die Dateien tragen die Endung *.oft und sind einfach zu erstellen. Sie brauchen öfter ein Formular z. B. für eine Bestellbestätigung? In diesem Formular gibt es Stellen, die individuell ergänzt werden, etwa die Anrede, die genaue Angabe der Produktbezeichnung und Modellnummer oder das voraussichtliche Lieferdatum. Der Rest ist ein Standardtext. Daraus erstellen Sie nun eine Vorlage. Den Text erstellen Sie am besten in Word und verwenden für die auszufüllenden Stellen Inhaltssteuerelemente . Sie finden die Steuerelemente auf dem Register Entwicklertools , Steuerelemente . Falls das Register STEUERELEMENTE bei Ihnen nicht sichtbar ist, können Sie es so einblenden:
- Rechtsklick auf das Menüband,
- Menüband anpassen,
- links einen Haken setzen beim Feld Entwicklertools .
Dies waren weitere 3 Tipps zu einer effizienteren Nutzung von Outlook. Ich hoffe, es fällt Ihnen leicht, die Tipps umzusetzen und schafft Ihnen ein wenig mehr Zeit im hektischen Alltag.
Mit den besten OfficeBOXX-Grüßen
Andrea Walter
