Simplify nicht nur Dein Leben - nein, auch Dein Office!

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt vor allem im Büro, schließlich verbringen wir darin ca. 40 Stunden pro Woche. 

Und: wer verbringt schon gerne seine wertvolle Zeit mit Suchen?

Daher sollte in jedem Büro ein Ordnungssystem herrschen. Wer das noch verbessern möchte, erhält heute ein paar Tipps und wer dafür Unterstützung braucht, dem stehe ich gerne sowohl beratend als auch tatkräftig zur Seite.  

Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens in Ihr aufgeräumtes schickes Wohlfühl-Büro, machen sich entspannt einen Kaffee, lesen erstmal in Ruhe Ihre E-Mails (die schon mittels Outlook vorsortiert sind) und gehen dann in Ruhe Ihre Ablagefächer durch - von A bis C, wenn die wichtigsten to do's erledigt sind, kommt die Ablage dran und die ist ein Kinderspiel, weil Sie das passende System haben.

Schaffen Sie mit diesen Tipps eine Leichtigkeit für Ihr Büro:

• Das 3-Kartons-System

Die lose Papiersammlung stapelt sich auf Ihrem Schreibtisch? Dann wird es höchste Zeit, etwas zu unternehmen.
Nehmen Sie sich 3 Kartons und beginnen Sie systematisch, alle Dokumente zu kategorisieren. Das gilt für ALLES, was sich so auf Ihrem Schreibtisch befindet. In den ersten Karton kommen Dinge, die Sie nicht mehr benötigen oder die kaputt sind. Der zweite Karton ist für alle Dinge, die Sie täglich für Ihre Arbeit brauchen. In den dritten und letzten Karton kommen alle Papiere und Unterlagen, die Sie nicht regelmäßig brauchen, aber aufbewahren müssen. So bekommen Sie erstmal einen Überblick und können dann weiter am perfekten Ablagesystem arbeiten.

• Das gute Ablagesystem

Wer nicht Stunden damit verbringen möchte, Unterlagen zu suchen, der sollte ein gutes Ablagesystem haben. Ordner, Hefter und Mappen sind trotz zunehmender Digitalisierung immer noch die beste Lösung, manche Unterlagen müssen z. B. auch im Original vorliegen. 

Viele Unternehmen bevorzugen das chronologische Ablagesystem. Dabei wird für jedes Jahr ein Ordner angelegt. Ist das Jahr vorbei, dann kann dieser leicht archiviert werden. Es empfiehlt sich, gleich zu Beginn die Jahreszahl für die "Entsorgung" auf dem Rückenschild zu notieren. Dieses System ist für die Buchhaltungs-Ordner sinnvoll. Für Klienten, Lieferanten usw. empfiehlt es sich, jeweils einen eigenen Ordner anzulegen. 

Außerdem empfehle ich entweder für jedes Jahr und/oder je Klient eine andere Farbe zu wählen. Der Mensch "denkt" visuell und gewöhnt sich ganz schnell an die Farben und greift so schneller zum richtigen Ordner.

• Ein sauberer Schreibtisch

Wenn Sie sich angewöhnen, Ihren Schreibtisch mindestens einmal in der Woche zu reinigen, dann bekämpfen Sie nicht nur zahlreiche Keime, die sich ausbreiten könnten, sondern Sie schaffen gleichzeitig auch Ordnung und verhindern somit, dass eine Zettelflut erneut ausartet. Sorgen Sie dafür, dass sich wirklich nur die Dinge, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, auf Ihrem Schreibtisch befinden. Alles andere sollte sorgfältig weggeräumt werden - am Besten jeden Abend. Wenn auch die Schubladen ein gewisses System haben, lässt sich vor Feierabend alles ruckzuck in die Schubladen einordnen. Der Schreibtisch ist "befreit" und Sie haben ein stressfreieres Gefühl, wenn Sie am nächsten Morgen das Büro betreten.

Es braucht nicht viel, um eine ordentliche und gut organisierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Wichtig ist nur, dass man nach dem großen Tabularasa auch dran bleibt, damit diese Ordnung dauerhaft bestehen bleibt.

Mit ordnungsliebenden Office-Grüßen

Andrea Walter