Der tägliche Kampf mit Outlook - Part One

von Andrea Walter
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01 Aug., 2019
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Tipps zur effizienteren Nutzung

Tipps zur effizienteren Nutzung von Outlook

1. Schnelles Zuordnen

Wussten Sie, dass Sie Ihre E-Mails, Kontakte und Termine farblich markieren können? Ich gehe davon aus, dass Sie bereits ein Farbsystem für Ihr Büro festgelegt haben? Übertragen Sie dies in einfachen Schritten auch auf Ihr E-Mail-Management.

Markieren Sie die E-Mails über: (Register START) Kategorien / Kategorisieren und wählen die passende Farbe nach Ihrem System aus.

2. Zeit sparen mit Regeln

Oft erhalten wir E-Mails, die mit fremden Kategorien versehen sind und nicht in das bereits angeeignete System passen. Jedem Element manuell die passende Kategorie zuzuweisen, ist umständlich und verbraucht zuviel Zeit. Deshalb gibt es Regeln für ankommende Mails, die Kategorien löschen beziehungsweise welche zuweisen. Das geht so:

Klicken Sie im Posteingang (Register START) auf Verschieben / Regeln / Regel erstellen und dann auf erweiterte Optionen

Wählen Sie als Bedingung die einer beliebigen Kategorie zugewiesen ist

Klicken Sie auf weiter und legen Sie bei dieser Aktion fest, dass die Kategorie der Nachricht gelöscht wird. Eventuell legen Sie auch Ausnahmen fest, tragen einen Namen für diese Regel ein und wählen den Befehl fertigstellen

Hier ist es auch möglich, eine bestimmte Regel zu definieren. Die Regel kann Kategorien zugewiesen bekommen, wenn eine festgelegte Bedingung zugewiesen wird, z. B. wenn eine E-Mail eines bestimmten Absenders eingeht oder im Betreff ein festgelegter Begriff auftaucht.

3. Bessere Übersicht mit Suchordnern

Es kommt immer wieder vor, dass sich E-Mails für ein Projekt in verschiedenen Ordnern befinden (z. B. auch bei gesendete Elemente). Legen Sie sich in diesem Fall einen PROJEKTORDNER an.

In der Ansicht Ordner (zu finden in der Navigationsleiste) klicken Sie unter den Ordnern mit der rechten Maustaste auf den letzten Eintrag Suchordner und klicken Sie auf neuer Suchordner
Im folgenden Dialog klicken Sie auf Nachrichten von oder an bestimmte Personen. Wählen Sie diese nun aus und bestätigen Sie die Eingabe
Der gewünschte Suchordner wird erstellt. Darin finden Sie nun alle Nachrichten, die mit der bestimmten Person zu tun haben - auch eine neu ankommende E-Mail wird in diesem Ordner aufgelistet.
Wenn der Suchordner nicht mehr gebraucht wird -> rechte Maustaste klicken und löschen

So - dies waren die ersten 3 Tipps, nächste Woche folgen drei weitere. Ich wünsche heute erstmal viel Spaß und Erfolg beim Umsetzen. Bei Fragen, Tipps und Anregungen freue ich mich auf Ihren Kommentar.

Mit weiterhin sommerlichen OfficeBOXX-Grüßen

Andrea Walter