Wie? Ihr E-Mail-Postfach quillt über?

Täglich grüßt das Murmeltier und der E-Mail-Posteingang quillt über? 

Ein voller Posteingang ist die aktuelle Version der Stapel auf dem Schreibtisch: Fühlen Sie sich auch erdrückt und gestresst von der täglichen E-Mail-Flut?

So erhalten Sie Kontrolle über Ihren Posteingang: 

• die bekannten "Attentäter", also E-Mails von bekannten, aber nicht allzu wichtigen Absendern, in Outlook (Regeln) markieren, so dass diese sofort in einen anderen für sie bestimmten Ordner (z. B. Social Media) verschwinden
• bei der morgendlichen Sichtung eine einfache Regelung anwenden: jede wichtige E-Mail, die ich innerhalb von 3 Minuten beantworten kann, sofort beantworten - alle anderen markiere ich mit dem "Fähnchen", so dass ich es nicht vergesse, aber später machen kann
• Alternativ: in einen Ordner (z. B. to do-heute) verschieben
• E-Mails von Absendern, die wichtig, aber nicht dringend sind, ebenfalls in separate Ordner (z. B. to do-irgendwann) verschieben
• Sie erkennen eine E-Mail, die Sie nicht wirklich brauchen -> direkt löschen oder in einen entsprechenden Ordner (z. B. Müll) verschieben (so ist sie im Zweifel doch nochmal greifbar)
• die E-Mail ist nur zweitrangig für Sie? Dann direkt weiterleiten an die betreffende Person und die E-Mail in einen entsprechenden Ordner (z. B. delegiert) verschieben
• auch alles, was erledigt ist, verschiebe ich in einen entsprechenden Ordner (z. B. erledigt oder Archiv), so kann ich immer wieder auf E-Mails zurückgreifen, die ich evtl. irgendwann mal wieder brauche
• Spam-Einstellungen überprüfen (Status so einstellen, dass möglichst vieles schon im Spam landet)

Ein weiteres interessantes E-Mail-Management-System ist folgendes:

• Legen Sie Ordner nach den Wochentagen MONTAG bis FREITAG an und verschieben Sie die "to do-E-Mails" in den entsprechenden Wochentag, an dem die E-Mail/Aufgabe zu erledigen bzw. zu beantworten ist

Egal, für welches System Sie sich entscheiden (vielleicht auch eine Kombination aus beiden?), sorgen Sie für Struktur und Übersichtlichkeit in Ihrem E-Mail-Posteingang. Es ist ein wirklich befreiendes Gefühl, wenn Sie ein überschaubares Postfach am Morgen begrüßt und Sie ein (fast) leeres Postfach bei Feierabend hinterlassen.

Mit @-OfficeBOXX-Grüßen

Andrea Walter